Safe Arrival Program


Dear Parents/Guardians,

One way we can keep students safe is by ensuring students have arrived safely at school and that we can account for all absences and late arrivals. It is important that if your child is going to be absent/late for any reason that you contact the office at the earliest possible opportunity.

If there is no recorded reason for the absence/lateness we will try to contact you to establish the reason for the absence/lateness as part of our Safe Arrival Program. As mentioned in the letter sent home with your child's data verification card.

The parent/guardian contact system is moving to an automated call out system which will mean parents/guardians will be able to be contacted faster than ever before.

Starting now parents/guardians of students who have an unexplained absence (where school has not been notified) will be contacted to confirm that the student is absent and the reason why.

The new automated system has a multi-step process, as outlined below:

Parents/guardians listed in the school boards student information system who is listed as a priority 1 or 2 contact will receive an automated call.

If you receive a call you need to listen to the entire message and follow any prompts.

You will be asked if you are aware or unaware of your child's absence.

If you are unaware of the absence you will be asked to call the school immediately.

If you are aware of the absence you will be asked to confirm the reason for the absence, a menu is available as follows:

Illness
Doctor's Appointment
Dentist's Appointment
Family Matter
Weather
Other

At the end of the message you will have to press 2 to confirm you have received the message, if you do not confirm receipt you will receive  a call on your cell phone.

If we fail to get a response from the priority 1 contact, the system will try to reach the priority 2 contact on the list, three further attempts will  be made to make contact in ten minute intervals.

The process listed above will also be used for the afternoon attendance.

In the evening all parents/guardians will be contacted if their child was late on that day, informing them that their child(ren) were late or absent from school that day.

With this in mind it is important that your contact information on file at the office is kept up to date. Please let the office know if any of your contact details change throughout the school year.

We recognize that regular attendance checks are essential to the safety, academic success and well being of all students. Thank you for your continuing to work with us to keep your children safe and accounted for.

Sincerely,

Ralph Walker
Principal


Chers parents / tuteurs,

Une façon nous pouvons garder la sécurité des élèves est d'assurer les étudiants sont arrivés en toute sécurité à l'école et que nous pouvons tenir compte de toutes les absences et les arrivées tardives. Il est important que si votre enfant va être absent / fin pour quelque raison que vous communiquez avec le bureau le plus tôt possible.

S'il n'y a aucune raison enregistrée pour l'absence / retard, nous allons essayer de vous contacter pour établir le motif de l'absence / retard dans le cadre de notre programme d'arrivée sécuritaire. Comme mentionné dans la lettre envoyée à la maison avec la carte de vérification des données de votre enfant.

Le système de contact parent / tuteur se déplace à un appel automatisé sur le système qui se traduira par les parents / tuteurs seront en mesure d'être contacté plus rapidement que jamais.

À partir de maintenant les parents / tuteurs des élèves qui ont une absence inexpliquée (où l'école n'a pas été notifié) sera contacté pour confirmer que l'étudiant est absent et la raison.

Le nouveau système automatisé a un processus en plusieurs étapes, comme indiqué ci-dessous:

Les parents / tuteurs répertoriés dans le système d'information des commissions scolaires de l'étudiant qui est inscrit comme une priorité 1 ou 2 contacts recevront un appel automatisé.

Si vous recevez un appel, vous avez besoin d'écouter l'intégralité du message et suivez les instructions.

Il vous sera demandé si vous êtes au courant ou pas au courant de l'absence de votre enfant.

Si vous n'êtes pas au courant de l'absence il vous sera demandé d'appeler immédiatement l'école.

Si vous êtes au courant de l'absence, vous serez invité à confirmer la raison de l'absence, un menu est disponible comme suit:

Maladie
Rendez-vous du docteur
Nomination de dentiste
Affaire de famille
Météo
Autre

A la fin du message, vous devrez appuyer sur 2 pour confirmer que vous avez reçu le message, si vous ne confirmez pas reçu, vous recevrez un appel sur votre téléphone cellulaire.

Si nous ne parvenons pas à obtenir une réponse de la priorité 1 contact, le système va essayer d'atteindre le contact de priorité 2 sur la liste, trois autres tentatives seront faites pour prendre contact à dix minutes d'intervalle.

Le processus énumérés ci-dessus sera également utilisé pour la fréquentation après-midi.

Dans la soirée, tous les parents / tuteurs seront contactés si leur enfant était en retard ce jour-là, les informant que leur enfant (s) étaient en retard ou absent de l'école ce jour-là.

Dans cet esprit, il est important que vos informations de contact sur le dossier au bureau est tenu à jour. S'il vous plaît laissez le bureau savoir si l'un de vos coordonnées changent tout au long de l'année scolaire.

Nous reconnaissons que les contrôles de présence réguliers sont essentiels à la sécurité, la réussite scolaire et le bien-être de tous les élèves. Nous vous remercions de votre continuer à travailler avec nous pour garder vos enfants en sécurité et pris en compte.

Cordialement,

Ralph Walker
Principal